KONTAKT

mapa, kontaktní údaje, formulář

PROSPEKS-IT, a.s.
Šumavská 15
602 00 Brno

Tel.: +420 549 240 032

mapa


Modul Personalistika a Mzdy v AZ.PRO a jako doplňkový modul zahraničních ERP systémů

Modul Personalistika a Mzdy - AZ PRO byl vyvinut firmou PROSPEKS-IT, a.s. Jedná se o 32-bitovou aplikaci provozuschopnou v prostředí Windows XP, Windows 7 (historicky dosud i Widows98). Systém je realizován s využitím špičkových metodologií a CASE prostředků pro vývoj a realizaci produktů založených na víceúrovňové architektuře client-server, je modulární a otevřený pro doplnění standardní funkčnosti, a to i za chodu systému. Data se vkládají do systému pouze tam, kde vznikají a jsou ihned dostupná všem oprávněným pracovníkům.

AZ PRO obsahuje podporu externích ODBC, OLE 2 a  SQL databází. Vzhledem k tomu, že jde o český produkt, pracuje systém v národním prostředí s českou a slovenskou legislativou. Plně podporuje normy ISO 9000 a umožňuje snadnou orientaci v předpisech s touto normou souvisejících. Umožňuje archivaci dokladů a dokumentů. Podporuje práci jak v síťovém tak i lokálním režimu. Použitá databáze MS SQL Server 2000, 2005, 2008 umožňuje na vysoké úrovni zabezpečit data metodou transakčního zpracování, žurnálování, on-line zálohování atd.

AZ PRO je pomocí přístupových hesel chráněn tak, že každý uživatel má možnost pracovat pouze s údaji, které přísluší právě jemu. Data jako nejcennější část zavedeného informačního systému jsou proti zneužití i porušení z důvodu selhání technických prostředků chráněna v několika úrovních na databázovém serveru. Okamžitá přístupnost k datům je časově takřka neomezená.

Systémové funkce zvyšující uživatelský komfort

Moderní informační systémy jsou založeny na “jádru“ společném pro všechny moduly. Jádro zajišťuje základní funkce jako je vytváření nového záznamu, jeho oprava a zrušení, jednotný vzhled aplikace apod. Mimo to může jádro obsahovat další funkce, které dělají systém uživatelsky příjemnějším a zvyšují komfort jeho obsluhy.

Informační systém AZPRO je postaven na jádru “S-Packet“, které bylo vytvořeno vývojovým a systémovým týmem autora aplikace a je dále rozvíjeno podle aktuálních požadavků a trendů.

Některé vlastnosti jádra S-Packet:
  • Setřiďování– sestavu lze přetřiďovat dle jedné, nebo několika položek zobrazených v sestavě.
  • Filtrace dat– základní omezení lze u každé sestavy provádět zadáním parametrů. V případě že v parametrech není možnost vybírat tu položku, kterou uživatel požaduje, lze pomocí filtrace vybírat data podle kterékoliv položky v sestavě zobrazené.
  • Hledání– v případě velkého počtu řádků v sestavě lze požadovaný řádek najít zadáním části textu vyskytujícím se v kterémkoliv sloupečku sestavy – tedy nejen např. podle jména, ale i podle bydliště apod.
  • Změna velikosti písma– v případě použití malých monitorů lze uživatelsky změnit velikost písma v sestavách až na 200%.
  • Export datze libovolných sestav v různých formátech (txt, SQL, EXCEL, dbf ..)
  • Součtování numerických položek– na jakýkoliv sloupec sestavy obsahující numerické hodnoty lze aplikovat funkci “součty“, jejímž výsledkem je níže uvedené okno.
  • Součtování vybraných položek – jedna z nejnovějších funkcí umožňující součtovat pouze vybrané řádky ze sestavy (samozřejmě funguje CTRL-A apod.)
  • Nastavení vlastnosti sestav - pomocí této funkce si každý uživatel informačního systému může nastavit v libovolné sestavě šířku jednotlivých sloupců, jejich pořadí, případně zneviditelnit daný sloupec. Toto nastavení je uloženo v databázi, to znamená že se vztahuje na konkrétní přihlášení z kteréhokoliv počítače v síti a ne na konkrétní počítač. Tato vlastnost umožňuje uživatelsky modifikovat sestavy tak, aby v obecné sestavě měl konkrétní uživatel to, co zrovna on potřebuje. Změna se projeví jak na obrazovce tak v tisku.
  • Vazby dat– funkce zobrazuje vzájemné vazby mezi jednotlivými záznamy. Lze tak snadno zjistit provázanost jednotlivých dat například v případě kdy chce uživatel některý záznam zrušit a existují na něj navázané záznamy.
  •  Nastavení přístupu k položkám– je samozřejmostí informačních systémů nastavovat pro uživatele přístupné objekty (sestavy, karty) a  též objekty, ve kterých může provádět změny (vytvoření, oprava, zrušení). V IS AZPRO je možné nastavit přístup i v rámci jednotlivých položek sestav a karet.

Příklad: Několik uživatelů má přístup k evidenci PAM. Popsanou vlastností lze nastavit, že ve stejné sestavě některý uživatel vidí a může editovat všechny záznamy včetně základních platů, jiný uživatel základní platy vidí, ale nemůže je měnit a další uživatel plat vůbec nevidí.

  • Evidence externích dokumentů – ke každému záznamu lze přiřadit libovolný počet elektronických dokumentů (pracovní smlouva, fotografie zaměstnance, protokoly o svěření věcí k užívání atd..)
  • Možnost uživatelského nastavení barev– je možné měnit pozadí, zvýrazňování záznamů atd..
  • Tvorba zpráv nad daným dokumentem – v rámci systému je zabudován interní poštovní služba kterou lze navázat na daný doklad. Například personalistka po přijetí zaměstnance může nad daným dokladem vytvořit poštu pro mzdovou účetní …..


PERSONALISTIKA A MZDY


Modul PaM v základní verzi obsahuje dvě části, což jsou Personalistika a Mzdy. Tyto moduly podporují činnost pracovníků personálního a mzdového oddělení při každodenní práci, počínaje příjmem pracovníka, evidencí různých agend, končící výpočtem mzdy a vytvoření veškerých zákonných i rekapitulačních přehledů. Oba moduly komunikují nad společnou evidencí zaměstnanců. Údaje, které se zadají v personalistice, jsou ihned přístupné nejen v modulu mzdy, ale i v celém informačním systému. Tato výhoda však musí být střežena tak, aby údaje byly zobrazeny pouze těm uživatelům IS, kterým jsou určeny. O tuto ochranu dat se stará správce informačního systému prostředky pro nastavování přístupových práv. Počet pracovních poměrů jednoho zaměstnance u organizace není omezen. Mimo základní verzi existují další moduly, které tvoří nadstavbu v oblasti řízení lidských zdrojů, sledovaní docházky, návštěv a průchodů vrátnicí a řízení přístupů do objektů.


Modul Personalistika zahrnuje údržbu informací o zaměstnancích společnosti. Jádro modulu je plně přenositelné a použitelné pro všechny druhy organizací (výrobní, obchodní, školství ...). V rámci modulu se provádí především evidence pracovníků, údržba a aktualizace veškerých osobních údajů o pracovnících (tj. základní osobní údaje, základní pracovní a mzdové údaje, základní údaje o kvalifikaci a vzdělání, doplňkové údaje jako nároky na dovolenou, čerpání dovolené, lékařské prohlídky apod.). Dále se evidují a udržují údaje o speciálních znalostech (kurzy definované uživatelem - např.: školení elektrikářů E50, svářečů, řidičů apod.), jazykových znalostech, údaje o platovém a funkčním vývoji, o předchozích zaměstnáních, rodinných příslušnících, závazcích vůči organizaci, rizicích, změnách zdravotních pojišťoven atd. Mimo běžného nástupu je realizován i mechanismus opakovaného nástupu, kdy se kopíruje kompletní personální záznam pracovníka z již dříve uzavřených pracovních poměrů. Po ukončení pracovního poměru zůstávají stále přístupné veškeré personální i mzdové údaje. Při nástupu je pracovníkům automaticky vygenerován nárok na dovolenou, při výstupu se kontroluje nevybrání, příp. přečerpání dovolené, které se pracovníkům promítne do poslední výplaty. Tisk smluv je realizován napojením uživatelsky vytvořené makety v Microsoft Word.


Modul Mzdy zabezpečuje automatické zpracování mzdové agendy ve vazbě na ostatní moduly systému (výroba, doprava, docházka ze snímačů apod.). Ke každému zaměstnanci existuje evidence trvalých odměn, příplatků a libovolného počtu srážek z mezd. Srážky mohou být zadány pevnou částkou, procentem, případně počítané jako exekuce. Samozřejmostí je přehledná evidence nezdanitelných částek včetně odpočtů za úroky ze stavebního spoření, zvýhodnění penzijního připojištění atd. Vygenerované mzdy jsou dostupné oprávněným osobám zpětně po libovolnou dobu i po ukončení pracovního poměru. Současně je zajištěna ochrana dat tzv. zmrazením zpracovaného období, čímž jsou mzdy přístupné pouze pro čtení (prohlížení) a  nelze již provádět žádný zápis, ani výpočet. Modul podporuje libovolný rozvrh pracovní doby pomocí tzv. kalendářů. Tyto kalendáře lze nastavit na celý rok dopředu, případně upravovat těsně před zahájením zpracování daného období. Každý kalendář může být přiřazen libovolnému počtu zaměstnanců. Mzdové složky jsou uživatelsky nastavitelné při dodržení základních pravidel. Hrubé mzdy lze zadávat ručně, generovat automaticky (dopočet měsíčních mezd po zadání nepřítomností do splnění plánovaného fondu), nebo je generovat na podkladě údajů z modulu “Docházka ze snímačů“. V případě výrobních organizací je možné počítat jednicové mzdy podle odvedené práce v modulech „Strojní a Plastikářská výroba“. Každá mzdová složka může být zadána na libovolné nákladové středisko, případně i zakázku. Zaúčtování se pak děje dle nákladových a ne kmenových středisek. Výpočet sociálního a zdravotního pojištění se provádí pro každý pracovní poměr zvlášť, výpočet daně se provádí po uplatnění veškerých odpočitatelných položek společně. Samozřejmostí jsou veškeré sestavy a podklady pro úřady sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovny (hromadné oznámení o změnách, tisk odvodů po pojišťovnách i jednotlivcích – přenos souborem), výpočet průměrů (i pravděpodobnostních), ročního doúčtování daně atd. Součástí modulu jsou výstupy pro nejpoužívanější peněžní úřady – Česká spořitelna, IPB a Česká pošta. Výstup na jakýkoliv jiný peněžní úřad lze zrealizovat při zavádění IS. Vždy je možné vytisknout klasický příkaz k úhradě.

Nadstavbové moduly

Pracovní místa a organizační struktura – modul poskytuje možnost vytvořit organizační strukturu společnosti s popisem jednotlivých pracovních míst včetně kvalifikačních a osobních požadavků. Každému zaměstnanci lze s pracovní smlouvou vytisknout popis jeho pracovní činnosti podle jeho zařazení v organizační struktuře. Dále lze porovnávat požadované a skutečné kvalifikační předpoklady zaměstnanců.

Evidence žadatelů o zaměstnání – umožňuje vedle hlavní agendy zaměstnanců evidovat uchazeče s kompletním rozsahem personálních informací (vzdělání, certifikace, předchozí zaměstnání atd.) V evidenci lze vyhledávat podle libovolných kritérií, vybraný uchazeč se přenese do ostré evidence jediným kliknutím.

Škola práce a vzdělávání umožňuje v návaznosti na základní evidenci speciálních znalostí z modulu “Personalistika“ vést kompletní evidenci o školících akcích, která společnost zajišťuje jak vlastními prostředky, tak přes specializované školící firmy.

Evidence šaten – uživatelem definované rozložení šaten do budov a skříněk. Přiřazení libovolného počtu skříněk zaměstnanci s rychlým přehledem KDO a KDY měl danou skříňku přiřazenu, přehled volných skříněk atd.

Evidence pracovních pomůcek – číselník pomůcek včetně možnosti evidence velikostí a periody výměny. Možnost předdefinování potřebných pomůcek k dané profesi – po přiřazení zaměstnance na danou profesi lze jednoduše přednastavit seznam potřebných pomůcek + ručně upravit (zadat velikost, přidat/ubrat pomůcku). Přehled potřeb výměn pomůcek na dané období kumulativně a podrobně.

Docházka ze snímačů generuje vstupní data pro modul “Mzdy“, případně může být použita samostatně – hrubé mzdy neovlivňuje. Jeho funkce spočívá ve zpracování načtených průchodů (příchod, odchod, ochod k lékaři, odchod služebně apod.) a vygenerování denních odpracovaných dob případně náhrad, příplatků atd. Automatické zpracovávání docházky může být korigováno povolanými uživateli – mistry (většinou se jedná např. o změnu neplaceného přesčasu na placení, přidání dalších příplatků apod.).

Řízení přístupů do objektů pracuje na obdobném základě jako “Docházka ze snímačů“, ale je nabízena samostatně (ne každý kdo použije docházku požaduje řídit přístupy). V rámci modulu je možné pro sledované objekty, jejichž počet se může měnit, nadefinovat libovolným zaměstnancům možnost přístupu a umožňovat sledování průchodů. Je možné tak zjistit, kde se daný zaměstnanec v současné době nachází apod.


Všechny moduly pracují nad jedinou evidencí osob (zaměstnanců) z modulu personalistika. Přičemž se dá nastavit, že pro zavedenou osobu se nepočítají mzdy, je evidována pouze pro sledování průchodů apod.

Ukázka prostředí modulu MZDY – jmenný seznam zaměstnanců s ukázkou, které údaje lze u každého jednotlivce sledovat:


Personalistika

Hlavním úkolem modulu je udržování kompletní aktuální evidence zaměstnanců.

Ukázka karty základních osobních údajů:

Osobní karta může obsahovat fotografii zaměstnance stejně jako možnost přiřazení libovolného elektronického dokumentu (neskenovaný občanský průkaz, rodný list, oddací list atd.)

Ukázka vazby dokumentů … například „poslední známé zaměstnání“


Modul obsahuje následující funkce

 

Evidence pracovníka

Údaje, které se u každého pracovníka evidují, lze rozdělit do tří skupin, a to na údaje osobní, pracovní a mzdové.

Osobní údaje jsou základní údaje o pracovníkovi jako jméno, příjmení, titul, osobní číslo, datum a místo narození, rodné číslo, rodinný stav, číslo občanského průkazu, adresa trvalého příp. přechodného bydliště, telefon, národnost, státní příslušnost, číslo pasu, číslo řidičského průkazu apod. Mimo tyto textové údaje je možné v systému evidovat i grafické údaje o zaměstnancích – tedy jejich fotografie. Tyto lze získat naskenováním fotografií případně vyfotografováním pomocí digitálního fotoaparátu. Další možností grafických informací je například evidence podpisových vzorů apod.

Pracovní údaje se týkají zařazení pracovníka na kmenovou divizi a středisko, vyplnění pracovní kategorie, profese KZAM (případně profese z vlastního číselníku), určení místa výkonu práce, zda pracovník má či nemá hmotnou odpovědnost apod.

Poslední skupinou jsou údaje mzdové. Sem patří klasifikační třída (nepovinná) a jí odpovídající měsíční plat, příp. hodinová sazba, druhá složka platu (výkonnostní odměna, osobní ohodnocení), denní úvazek pracovníka, typ kalendáře, druh mzdové soustavy, důvod zkrácení pracovní doby, zdravotní pojišťovna atd.


Poslední dvě skupiny údajů jsou evidovány v čase s termíny jejich platnosti, takže lze kdykoliv zjistit, kdy nastala jaká změna.

 

Aktualizace údajů o zaměstnancích

Údaje evidované o zaměstnanci lze v průběhu času aktualizovat a doplňovat. V případě potřeby je lze vyhledat a zobrazit:

Vzdělání- u každého zaměstnance lze sledovat vývoj jeho vzdělání tak, že se vyplní postupně všechny školy a kurzy, které absolvoval, v rozsahu: název školy, odbor, délka studia a datum ukončení studia.

Rodinní příslušníci- seznam všech rodinných příslušníků s uvedením jména, vztahu k zaměstnanci a rodného čísla.

Speciální znalosti - u některých profesí je potřeba v pravidelných intervalech pracovníky přezkušovat, aby mohli vykonávat svoji práci. Evidence speciálních znalostí umožňuje zadat ke každému pracovníkovi pomocí kódu druh takové znalosti, určit periodu jejího opakování a sledovat, kdy má být pracovník přezkoušen.

Lékařské prohlídky - je možno evidovat libovolný počet lékařských prohlídek a podobně jako u speciálních znalostí je i zde umožněno sledovat, kdy má jít který pracovník na lékařskou prohlídku. Druh a periodicitu prohlídek je možno vázat na profesi KZAM nebo na věk pracovníka, příp. na obojí.

Jazykové znalosti- sleduje se jazyk, stupeň jeho znalosti a datum složení zkoušky.

Funkční a platový vývoj - evidence změn pracovních a mzdových údajů.

Zdravotní pojišťovny - evidence změn zdravotních pojišťoven.

Vynětí z pracovního poměru - specifikace druhu a důvodu vynětí z pracovního poměru např. z důvodu mateřské dovolené, vojenské služby, veřejné funkce apod. se zadáním období,  po které vynětí trvá. Pokud byl zaměstnanec vyňat z pracovního poměru, neobjevuje se po dobu trvání vynětí v sestavách a není zahrnut do evidenčních počtů. Výjimkou je sestava pracovníků v mimoevidenčním stavu.

Předchozí zaměstnání - u každého zaměstnance lze evidovat všechna jeho předchozí zaměstnání v rozsahu: název organizace, její sídlo, identifikační číslo, období, po které byl pracovník zaměstnán a v jaké funkci.

Důchody a ZPS - evidence důchodů přiznaných zaměstnanci. Eviduje se druh důchodu, období, po které je důchod pobírán, název organizace, která důchod vyplácí.

Závazky a rizika- evidence s určením platnosti. V případě ukončení pracovního poměru je kontrolováno, zda zaměstnanec nemá závazky vůči organizaci, v tom případě se ukončení neprovede.

Ostatní údaje – v případě, že je potřeba evidovat údaj, který není součástí základní evidence, lze uživatelsky vytvořit jakoukoliv položku a to se zařadí do speciální sestavy, kde je pak možné zadávat zaměstnancům například velikost oblečení, obuvi, šatní skříňky atd.


Sestavy osobních údajů

K dispozici jsou sestavy (seznamy zaměstnanců), které jsou tříděny podle některého z osobních  údajů jako data narození, data nástupu, osobního čísla, dle jména, jazykových znalostí apod. Lze pořizovat nestandardní výstupní sestavy jako seznamy pracovních a životních jubilantů, zobrazení pracovníků mimo evidenční stav, zobrazení nástupů a výstupů pracovníků, vynětí z evidenčního stavu atd. Dále jsou k dispozici sestavy pro sledování vzdělávání (kurzy, kvalifikační zkoušky atd.), sestavy pro sledování zdravotních prohlídek, odchodu do důchodu a archiv, ve kterém je možno zobrazovat pracovníky s ukončeným pracovním poměrem, příp. dočasně vyjmutých z pracovního poměru.


Sestavy pracovních údajů

Sestavy jsou obdobou sestav osobních. Výběry jsou možné dle kmenového střediska, profese KZAM, kódu pracovní kategorie, druhu pracovního poměru. Lze pořizovat výpisy mzdových údajů pracovníků, pracovníků se zkráceným pracovním úvazkem, sestavu změn pracovních údajů atd. K dispozici jsou i sumární výstupní sestavy (součty pracovníků dle pracovních kategorií, profesních tříd, skutečné a přepočtené evidenční počty apod.), jakož i statistické výstupy zpracování mzdových položek pracovníků jednotlivých středisek a pracovních kategorií ve vazbě na modul Mzdy.

Generátor uživatelských sestav

Funkce umožňuje nadefinování jednoduchých sestav, které mohou obsahovat několik položek z předem nastavených možností. Jedná se o asi 50 položek, které se doplňují při vytvoření položky v ostatních osobních údajích. Lze tedy například při zavedení položky “Velikost oděvu“ vytvořit sestavu, která bude obsahovat číslo střediska, jméno a velikost oděvu. Položek může být v každé sestavě více. Lze vytvářet například sestavy s čísly pasů, občanských průkazů, telefonní seznamy s telefonem do zaměstnání a domů atd.


Dovolená

V popisovaném modulu je plně automatizována práce s dovolenou:

  • generování nároku dovolené při nástupu (předpokládá se přítomnost do konce roku)
  • přepočítání nároku při změně předchozího zápočtu
  • kontrola zůstatku dovolené při zadávání pracovníkům
  • krácení dovolené za nemoc, neplacené volno, vynětí apod.
  • kontrola na přečerpání dovolené při ukončení pracovního poměru a v prosinci každého roku
  • proplácení veškerého zůstatku dovolené při ukončení pracovního poměru
  • proplácení nevybrané dovolené z loňského roku v prosinci běžného roku
  • hromadné generování a převod nevyčerpané dovolené v závislosti na předchozím a současném zápočtu


U každého pracovníka je možné nastavit několik parametrů pro zvláštní způsob výpočtu nároku dovolené.

  • možnost nastavení generování dovolené včetně měsíce nástupu - v případě, kdy zaměstnanec nastoupí jiný den v měsíci než prvního, je možné nastavením parametru (při splnění podmínek - bezprostřední nástup po skončení předchozího PP) přiřadit nárok dovolené i za měsíc nástupu
  • příležitostná výpomoc - u takových PP lze nastavit generování dovolené podle počtu odpracovaných dnů. V okamžiku nástupu je nárok dovolené 0, při každém výpočtu čisté mzdy se zjišťuje počet odpracovaných dnů od počátku roku a podle nich se generuje nárok dovolené.
  • jiný počet pracovních dnů v týdnu než 5 - v takovém případě se vyplní počet pracovních dnů (např. 3). Veškeré náležitosti spojené s dovolenou se potom krátí poměrem 3/5. To znamená:
  • jiný počet pracovních dnů v roce (normálně v roce 1998 je 261 - včetně svátků) - jedná se o obdobu předešlého bodu, uplatní se v turnusových provozech.


Kdykoliv je možno vytvořit sestavu přehledu nároků a čerpání po jednotlivých pracovnících, z níž je zřejmé, kolik roků a dnů pracovník odpracoval, jaký má stanovený nárok, kolik dnů dovolené mu bylo převedeno z minulého roku a kolik dnů již odčerpal k zadanému datu.


Evidenční počty a grafy

Je umožněno pořizovat plánované, skutečné a přepočtené stavy pracovníků k určitému dni nebo za určité období podle středisek a pracovních kategorií. Jednotlivé sestavy jsou děleny na počty mužů a žen.

Některé údaje je možné zobrazovat přímo v AZ.PRO ve formě grafů. Jedná se například o vývoj nepřítomností, hrubých mezd, porovnání mezd výrobních a nevýrobních zaměstnanců atd. v rámci roku.

Ukázka nepřítomností v rámci roku

Znázornění je důležité NEJEN pro mzdovou účetní ale i pro personalistu, aby z historie předvídal možné problémy s nemocností na některých úsecích a řešil tak v předstihu jejich personální obsazení,


Nástup zaměstnanců

Při zavádění zaměstnanců do evidence lze využít funkce opakovaný nástup, která umožňuje prohledat archiv zaměstnanců, kteří v minulosti z podniku odešli. Pokud je zaměstnanec v tomto archivu nalezen, použijí se evidované údaje, které se příp. aktualizují a doplní.

Při prvním nástupu zaměstnance je samozřejmě nutné vyplnit veškeré potřebné údaje. Poté, co personální oddělení vyplní základní údaje, může ihned mzdová účtárna doplňovat údaje o platovém zařazení atd.


Zdravotní pojištění

Číselník používaných zdravotních pojišťoven je uživatelsky modifikován, stejně jako většina ostatních číselníků. Personálnímu oddělení je k dispozici sestava zaměstnanců dle příslušnosti k pojišťovnám. Evidují se i změny zdravotních pojišťoven. Lze pořídit hromadné oznámení změn zdravotní pojišťovně. Příkaz zobrazí všechny  pracovníky, kteří  v zadaném  období prodělali nějakou změnu ohledně zdravotního pojištění (nástup do zaměstnání, výstup, změna  pojišťovny, změna rodného čísla apod.). Program podporuje veškeré kódy mimo typ “L“. Tento, i veškeré další, lze ručně dopsat do přednastavené sestavy, kterou je možno uložit do databáze. Sestavu lze vytisknout v odpovídajícím formuláři, případně vyhrát na disketu (zatím  pouze pro Všeobecnou zdravotní pojišťovnu a MV ČR).


Tisky smluv

Tisky smluv veškerých smluv (pracovní smlouvy, změny platového zařazení, výstupních listy atd.) je řešen navázáním na Microsoft Word. Uživatelé si mohou upravovat dodané makety podle vlastních potřeb. Při tisku jsou pak “slučovaná pole“ nahrazována údaji z databáze. Jedná se o veškeré základní údaje o zaměstnanci jako je jméno, příjmení, titul, bydliště, profese, plat atd.

Před konečným tiskem lze vždy provézt ruční korekci kdekoliv v textu.

Vzdělání a speciální znalosti

Pro zjištění údajů ohledně vzdělání a znalostí zaměstnanců jsou k dispozici následující sestavy:

  • Zaměstnanci dle dosaženého vzdělání
  • Zaměstnanci s nevyplněným vzděláním
  • Zaměstnanci podle speciálních znalostí a historie přezkoušení
  • Zaměstnanci na přezkoušení v zadaném období
  • Zaměstnanci s prošlým termínem přezkoušení
  • Zobrazení zaměstnanců s jazykovými znalostmi



Rozšíření evidence Speciálních znalostí o Evidenci školení

Evidence speciálních znalostí je tímto modulem rozšířena o evidenci plánovaných a uskutečněných školeních (dále jen akce), naběhlých nákladů na školení, jejich rozpočítání na jednotlivé účastníky apod. Dále je k dispozici evidence firem provádějících školení s uvedením kontaktu, seznamu prováděných školení a evidence školících míst. Všechny údaje o firmách a místech lze při zadávaní nové akce v co nejvyšší míře dohledávat. Po zavedení nové akce je možné vytisknout pozvánky pro účastníky, prezenční listinu, objednávku školení u školící firmy atd.

Ukázka porovnání plánovaných a skutečných nákladů na školení po střediscích

Danou sestavu lze zobrazit i po jednotlivých zaměstnancích.


Ukázka Osobní karty vzdělávání

Na dané kartě jsou zobrazena absolvovaná úspěšná a neúspěšná a neabsolvovaná školení včetně nákladů. Zaměstnancům lze tak předložit i jejich "vedlejší" finanční náročnost.


Lékařské prohlídky

Systém umožňuje evidovat veškeré periodické lékařské prohlídky ve vazbě na vykonávanou profesi a věk. Evidence obsahuje číselník lékařů, který je možné vyplnit seznamem lékařů provádějící dané periodické a vstupní prohlídky. V číselníku nastavení lékařských prohlídek se nastaví jednotlivé druhy lékařských prohlídek, které se v organizaci sledují. U každé z nich je možné nastavit, zda se jedná o prohlídku, u které je perioda přezkoušení závislá na funkci (nastavená profese podle používaného číselníku). U všech typů prohlídek, i v případě závislosti na profesi, je možné nastavit různé periody prohlídek v závislosti na věku zaměstnance. Zaměstnanci lze přiřadit libovolný počet periodických prohlídek.

Pro sledování lékařských prohlídek systém nabízí sestavy:

  • Termíny plánovaných lékařských prohlídek
  • Zaměstnanci s nevyplněnou lékařskou prohlídkou
  • Termíny posledních lékařských prohlídek


Mzdy

Modul Mzdy zabezpečuje automatické zpracování mzdové agendy ve vazbě na ostatní moduly systému.

Modul obsahuje následující funkce

 

Aktualizace údajů o pracovníkovi

Mzdová účtárna přiřadí ke každému zaměstnanci zavedeného na personálním oddělení další údaje potřebné pro zpracování mzdové agendy.

Mzdové údaje- zda podepsal prohlášení k dani z příjmů, jaké uplatňuje odpočitatelné částky z mezd včetně úroků ze stavebního spoření a hypotéčních úvěrů, nastavení odpočtů v případě zaměstnání studenta, evidence měsíčního či hodinového tarifu (pokud ho nezadává personální oddělení), zadání další složky platu (osobní ohodnocení), přiřazení kalendáře definujícího schéma pracovní doby apod.

Rodinní příslušníci- u každého rodinného příslušníka se nastaví, zda jde o vyživovanou osobu, zda jde o osobu invalidní, zda se bere jako vyživovaná ve vazbě na exekuce.

Vynětí z pracovního poměru - nastavuje se, zda se má u zadaného vynětí počítat mzda (např. u mateřské dovolené) a zda je plátcem pojistného stát či nikoliv.

Důchody a ZPS- u důchodů je možno nastavit, zda budou uplatněny odpočty na daních a zda je plátcem pojistného stát.

Srážky, splátky, spoření - ke každému zaměstnanci je možno zadat libovolné množství srážek ze mzdy. U každé srážky se vyplňuje mzdová složka, na kterou se sráží, dále priorita srážky, srážená částka uvedená buď měsíční splátkou nebo procentem ze mzdy (v případě exekucí je možno uvést pouze celkový dluh), období po které se má srážet, celkový dluh a příp. číslo účtu nebo adresa příjemce srážky. Pokud je uveden celkový dluh, jsou zde automaticky počítány zůstatky dluhu, je hlídána poslední splátka a po splacení celkové částky je srážka automaticky ukončena.

Příplatky ke mzdě - lze zadat stabilní příplatky, které má zaměstnanec pravidelně každý měsíc. Lze zde evidovat např. i navýšení daně za užívání služebního vozidla, příspěvek organizace na penzijní připojištění apod.

Mzdové složky

Mzdové složky představuje uživatelsky měnitelná evidence druhů mezd, které popisují celkovou skladbu mezd zaměstnanců, jak příjmových tak srážkových. V číselníku výše příplatků lze nastavit hodinové či procentuální sazby některých druhů mezd (příplatky za přesčas, prostředí atd.). V pevných druzích mezd je nastaven postup výpočtu čistých mezd, tj. které mzdové složky se daní, z kterých se počítá pojištění, z kterých se počítají denní a hodinové průměry apod. V nastavení uživatelských sestav lze vytvořit šablony pro rekapitulační sestavy a pojmenovat je. V rekapitulačních sestavách lze pak zadat pouze zkratku této šablony, čímž jsou určeny mzdové složky uvedené v této šabloně.


Tvorba mezd

Tvorba mezd je rozdělena do tří základních částí podle četnosti a způsobu použití. Jednotlivé části se provádějí vždy po uplynutí příslušného období.

Měsíční akce představují nejrozsáhlejší skupinu mzdových funkcí, které se provádějí  každý měsíc opakovaně. Jde o zadávání docházky (nepřítomností), která se zadává grafickým způsobem (v zobrazeném kalendáři se myší vyznačí jednotlivé dny dovolené, pracovní nepřítomnosti, OČR apod) a  jednotlivých mzdových položek do mezd, zpracování mimořádných záloh, výpočet čistých mezd, tvorbu sestav nemocenských dávek a srážek, výčetky bankovek, zaúčtování mezd, tisky hromadných příkazů k úhradě (případně převod do subsystému EKONOMIKA a tam vytvoření příkazu k úhradě pro zaslání modemem), tisk výplatních lístků apod. Speciální funkcí je tzv. zmrazení mezd, které umožňuje zpřístupňovat zpětně vypočtené mzdy bez obavy, že by se byť i omylem přepsaly. Zmrazení provede odpovědná mzdová účetní zadáním speciálního hesla, které se může každý měsíc měnit a je známé pouze této mzdové účetní.


Ukázka karty pro grafické zadávání nepřítomností a mzdy vygenerované na jejich základě:


Čtvrtletní akce se provádějí čtvrtletně. Jde především o výpočty průměrů a jejich sestavy,  souhrn příjmů za čtvrtletí pro sociální dávky a průměrné čisté mzdy pro potřebu žádostí o úvěr. Systém počítá i pravděpodobnostní průměry po zadání alespoň jednoho dne. Vypočtené průměry lze uživatelsky upravovat.

Dále se v rámci čtvrtletních akcí automaticky počítá odvod zákonného pojištění, které se přidává do příkazů k úhradě.


Roční akce obsahují zpracování evidenčních a mzdových listů, potvrzení o ročních příjmech, roční doúčtování daně. Jsou k dispozici i kontrolní sestavy, ve kterých jsou zobrazeni pracovníci a stav podepsání daňových prohlášení, plánované a uplatněné nezdanitelné částky.


Zdravotní a sociální pojištění

Základem funkcí je seznam používaných zdravotních pojišťoven. Lze pořizovat zobrazení pracovníků dle příslušnosti k jednotlivým pojišťovnám, jakož i změn zdravotních pojišťoven. Je k dispozici funkce pro hromadné oznámení změn zdravotní pojišťovně. Změny lze tisknou do formulářů, příp. vytvořit soubor změn (disketu). Oproti personalistice jsou zde navíc sestavy odvodů pojištění, jejich kontroly a tisky příslušných formulářů daných legislativou.


Výstupní sestavy a informace

Výsledky činnosti modulu Mzdy reprezentují výstupní sestavy a doklady (výplatní lístky, rekapitulace výplat v sumě za střediska, divize a podnik, sestavy nemocenských dávek, srážek z mezd, zúčtování srážek, zúčtování mezd a platů v třídění dle různých kritérií), dále doplňkové sestavy (základna pro prémie, podíly, přehledy nevyčerpané dovolené apod.), interaktivní výstupy (informace o pracovnících, jejich mzdových složkách, přehledy dle různých kritérií). Výstup srážek pro ČS a pro poštu lze přenášet v souboru (disketa, modem), podobně pro ostatní banky hromadným příkazem k úhradě nebo automatizovaným bankovním stykem (disketa, modem).


Sestavy ekonomiky prácea uživatelské sestavy

Z vypočtených mezd lze pořizovat veškeré mzdové rekapitulace jak pro mzdovou účtárnu, tak pro ekonomickou správu. Sestavy jsou kumulativní za střediska, divize, příp. celý podnik, nebo po jednotlivých zaměstnancích. Volitelně lze u kumulativních sestav nastavit, zda se budou mzdy součtovat po pracovních kategoriích nebo celkem za všechny. Obsahy sestav jsou volitelné. Lze zobrazovat celkovou rekapitulaci za všechny druhy mezd, nebo pouze za vybrané druhy či skupiny mezd, příp. i pouze za jeden druh mzdy. V případě zapůjčování zaměstnanců na jiná střediska je zajímavá rekapitulační sestava po výrobních střediscích s výpočtem odvodu sociálního a zdravotního pojištění. Dále je k dispozici sestava přesčasových hodin jednotlivých zaměstnanců, a to od počátku roku až do současného měsíce včetně sumy za celý rok. Pro organizace, které jsou napojeni na ISCP (Informační systém o ceně práce TREXIMA Zlín), lze vytvořit po vypočtení průměrů za uplynulé čtvrtletí soubor (disketu) s požadovanými údaji.

Modul Mezd obsahuje stejně jako modul Personalistika generátor uživatelských rekapitulačních sestav, pomocí něhož lze vytvořit libovolnou tabulkovou rekapitulační sestavu tříděnou po střediscích a pracovních kategoriích, nebo po divizích a za celou organizaci. Třídění po pracovních kategoriích je opět volitelné. Data na jednotlivých řádcích mohou být sumou hodin nebo mezd výčtů mzdových složek nebo součtem či rozdílem jednotlivých řádků. Jednotlivé řádky sestavy mají uživatelsky zadaný titulek, který může mít normální šířku nebo tučnou, respektuje se odsazení apod. Níže je uvedena ukázka rekapitulační sestavy tříděné po pracovních kategoriích v rámci celého podniku. Podobných sestav lze nedefinovat libovolné množství.


Evidenční list důchodového zabezpečení

Od roku 2004 se ELDZ zasílají ročně na ČSSZ. S touto změnou byl jednak změněn formulář a také bylo umožněno elektronické zasílání EL přes portál veřejné správy. Systém umožňuje jak přímí tisk automaticky vyplněného EL (s možností ruční úpravy) do originálních formulářů, tak i uvedené elektronické zasílání.

Obdobně jako tvorba ELDP funguje i vytváření a odesílání přihlášek, odhlášek a změn ohledně nemocenského pojištění.


Popis nadstavbových modulů

 

Popisy pracovní míst, tvorba organizační struktury

V rámci tohoto modulu lze každé pracovní místo, které je logicky spojeno s číselníkem profesí KZAM, detailně popsat a to v těchto oblastech:

  • popis pravomoci
  • popis odpovědnosti
  • popis pracovní činnosti (náplně) v závislosti na tarifní třídě
  • požadované základní vzdělání
  • požadované speciální znalosti a kurzy
  • požadované jazykové znalosti
  • požadované lékařské prohlídky
  • požadované ostatní (charakterové a jiné.) vlastnosti

Popisy pracovních míst tvoří firemní katalog pracovních míst, který lze samozřejmě vytisknout. Popis pracovního místa lze vytisknout samozřejmě i jako „Popis činnosti“ pro konkrétního zaměstnance.


Ukázka karty popisu pracovního místa (profese):

Jedním z výstupů popisů pracovních míst je porovnávání požadovaných a skutečných znalostí zaměstnanců se zobrazením toho, čeho musí konkrétní zaměstnanec dosáhnout, aby plně splňoval požadované vlastnosti pracovního místa.

Další oblast zahrnuje tvorbu organizační struktury závodu ve formě stromu, ke které jsou přiřazovány výše uvedené popisy pracovních míst, plánované a skutečné počty zaměstnanců obsazující dané místo, evidence nadřízených a podřízených míst atd.


Ukázka okna pro tvorbu organizační struktury:

Z ukázky je patrné, že organizační struktura je svázaná s popisem pracovních míst. Po vytvoření položky v organizační struktuře se u ní vyplní o jakou se jedná profesy, divize a středisko kde se vyskytuje a požadovanou kvalifikační třídu. Seznam osob se pak k tomuto místu přiřadí automaticky.


Ukázka tisku organizačního diagramu


Rozšíření evidence Speciálních znalostí o Evidenci školení

Evidence speciálních znalostí je tímto modulem rozšířena o evidenci plánovaných a uskutečněných školeních (dále jen akce), naběhlých nákladů na školení, jejich rozpočítání na jednotlivé účastníky apod. Dále je k dispozici evidence firem provádějících školení s uvedením kontaktu, seznamu prováděných školení a evidence školících míst. Všechny údaje o firmách a místech lze při zadávaní nové akce v co nejvyšší míře dohledávat. Po zavedení nové akce je možné vytisknout pozvánky pro účastníky, prezenční listinu, objednávku školení u školící firmy atd.

Docházka ze snímačů

Uvedený modul je bezprostředně navázán na personální evidence s přímým výstupem do mezd. Dodáváme ho včetně hardwarové části (snímače, karty atd.), ale je schopni se napojit i na jiné terminály. Systém lze parametricky nastavit tak, že pouze u některých středisek, dokonce i pouze u některých zaměstnanců střediska se sledují průchody pomocí docházky ze snímačů. Ostatním zaměstnancům se zadávají (případně dopočítávají) mzdy přímo.

Přehled funkcí:

  • Průběžné zobrazování aktuálních vygenerovaných údajů – odpracovaná doba, příplatky, automaticky generované nepřítomnosti (lékař, služební cesta, soukromý odchod apod.) Dlouhodobější nepřítomnosti (OČR, nemoc, dovolené) je nutné – ale i logické – zadávat ručně. K tomu účelu slouží příkaz pro grafické zadání nepřítomnosti pomocí myši systémem zmáčkni a táhni.
  • Každá položka odpracované a neodpracované doby stejně jako příplatků je generována na samostatný účet (při napojení na modul mzdy se jedná o mzdovou složku)
  • V rámci přístupových práv jsou zaměstnanci děleni na tzv. docházkové skupiny. Docházková skupina může představovat jedno středisko, ale může to být i jen část střediska. Význam má toto dělení tam, kde jsou velká střediska a zaměstnance na jednom středisku kontroluje několik vedoucích, ale každý jen svoji část.
  • Rozvrh pracovní doby, způsob výpočtu příplatků (odpolední, noční, So a Ne, za svátek, přesčas), dále způsobu výpočtu svátků (v rámci odpracované doby nebo jako náhrada za svátek) ), uplatňování povinných přestávek v práci lze nastavit pomocí tzv. šablon. Každá šablona přitom může být použita pro jednoho nebo několik zaměstnanců bez ohledu na zařazení do docházkové skupiny.
  • Ručně lze zadávat libovolné další příplatky – např. za ztížené pracovní prostředí, vedení kolektivu apod., a to buď na konkrétní den nebo kumulativně jednou položkou za měsíc. Mistr může taktéž provádět opravy v nasnímaných údajích, změnit například typ odchodu, určit kolik přesčasu se zaměstnanci proplatí atd. Veškeré změny jsou ale v systému evidovány a průchody automaticky nasnímané nelze zrušit, lze je pouze stornovat.
  • Zkontrolovanou docházku může vedoucí pracovník potvrdit, tím se stává dostupná pouze pro čtení. Opětovný zápis je možný po zrušení kontroly opět vedoucím pracovníkem.
  • Lze zobrazovat saldo odpracované doby na snímacím terminálu
  • Systém pracuje průběžně v několika obdobích. Uzavřením (potvrzením) měsíce se v daném měsíci pouze znemožní změny, pro čtení je přístupný stále.
  • Modul je automaticky propojen s modulem MZDY systému AZ PRO. Export do jiných mzdových produktů je možný. Datový formát a převodní tabulku je nutné domluvit minimálně měsíc před prvním ostrým exportem dat.

Ukázka hlavní docházkové karty zaměstnance:

Přiřazení karet a docházkových skupin

Každému zaměstnanci se přiřadí PROXI karta. Přiřazení se děje vyplněním evidenčního čísla karty a zadáním vnitřního čísla karty, které musí být sejmuto speciální čtečkou (viz. kapitola D.10.8 tohoto projektu). Po zadání se informace automaticky a ON-LINE přenese tato informace do docházkových terminálů.

Docházková skupina se přiřadí z číselníku šablon. Jak číslo karty tak přiřazení šablony lze zaměstnanci měnit i v průběhu měsíce.

Přiřazení mistrů k docházkovým skupinám

Jak již bylo uvedeno, lze zaměstnance dělit do tzv. docházkových skupin. Součastně s tím existuje číselník mistrů – tedy uživatelů IS AZ PRO, kteří mohou pracovat s modulem Docházky. Každému mistrovi lze v rámci tohoto příkazu přiřadit možnost práce s jednou nebo několika docházkovými skupinami stejně jako k jedné docházkové skupině lze přiřadit jednoho, nebo více mistrů.

Seznam zaměstnanců pro zpracování docházky

V sestavě se danému mistrovi zobrazí všichni zaměstnanci, kteří mají nastavenu jednu z docházkových skupin, se kterými může daný mistr pracovat.

Ze sestavy lze spustit hlavní docházkovou kartu (viz. ukázka), ukončení docházky = přenos do mezd, zobrazit si hrubé mzdy zaměstnance atd.

Uzavření docházky

Příkaz skumuluje veškerou odpracovanou dobu zaměstnance v rámci měsíce, skumuluje veškeré příplatky a nepřítomnosti a přenese je do modulu Mzdy. Mistr má nyní možnost zobrazit si hrubé mzdy zaměstnance a zde zadat další mzdy, které nejsou závislé na odpracované době – například odměny, prémie atd.

Uzavření docházky lze provádět opakovaně až do okamžiku zmrazení docházky nebo mezd.

Rekapitulace příjmů po zaměstnancích

Souhrnná sestava jednotlivých druhů mezd a celkové hrubé mzdy zaměstnanců, na které má mistr přístup a kterým bylo provedeno ukončení docházky.

Docházka přihlášeného uživatele

Každý uživatel IS AZ PRO má k dispozici tuto sestavu, ve které se mu zobrazí veškeré jeho průchody a zkumulované hodiny po dnech a celkem od začátku měsíce.

Přítomní / nepřítomní zaměstnanci

V sestavě lze zobrazit k libovolnému datu a času sestavu přítomných, nepřítomných, nebo všech zaměstnanců s určením přítomnosti. Sestavu lze samozřejmě omezit pouze na zaměstnance daného střediska, případně lze zjišťovat přítomnost jediného zaměstnance. Zobrazuje se od kdy je přítomen či nepřítomen, a jaký byl druh jeho posledního průchodu. Lze tak například zjistit, že je daný zaměstnanec na služební cestě, u lékaře apod.

Průchody vrátnici v zadaném období

Sestava zobrazuje veškeré průchody vrátnicí v zadaném období OD-DO (datum i čas). Lze tak například zjistit, kdo procházel vrátnicí v době oběda atd.

Aktualizované průchody s fotkou

Sestava využitá například na vrátnicích, kde v dnešní době již povětšinou pracují externí agentury které neznají kmenové zaměstnance, pro jednoznačnou identifikaci procházejícího.

Tisk docházky

Lze vytisknout docházku libovolného zaměstnance, případně všech zaměstnanců zadané docházkové skupiny. Sestava může být použitá v případě potřeby pro odsouhlasení ze strany zaměstnance i mistra ručním podpisem.

Zmrazení docházky

Příkaz má k dispozici mzdová účetní, která vyplněním příznaku o zmrazení znepřístupní všem mistrům danou skupinu pro provádění změn, aby ji tak nemohli zasáhnout do zpracování mezd.

V případě, že mistr potřebuje provézt větší počet změn, může mzdová účetní přístup na docházkovou skupinu v daném měsíci opakovaně povolit.

Saldo odpracované doby

Saldo je automaticky přepočítáváno při zpracování jednotlivých průchodů. Do snímačů je nahráváno jednou denně v nočních hodinách.


Řízení přístupů do objektů

Modul se používá u společností, které chtějí omezit přístup do některých objektů a klasický způsob namnožených klíčů již pokládají za nemoderní ale také za méně bezpečný (kopie klíče zpod.). Mimo to modul přináší i další výhody.

Přehled funkcí:

  • libovolný počet sledovaných míst (podle počtu snímačů)
  • nadefinování seznamu osob s přístupem
  • u osob s přístupem lze definovat i časy kdy mají přístup a kdy ne
  • automatické zaznamenávání průchodů osob jednotlivými místy
  • on-line přehled o výskytu dané osoby, či které osoby se nacházejí v daném objektu
  • sestavy zobrazující průchody a přítomnosti v objektech ve zvoleném období


POZOR – systém nezaručí, aby při otevření dveří jednou osobou neprošly i další. To je možné zajistit pouze zodpovědností osob, které mají povolený přístup, případně kamerovým systémem.

Nastavení modelů časových přístupů

  • Lze definovat libovolný počet časových modelů s rozlišení na 0,5 hod.
  • K jednotlivým terminálům lze přiřadit libovolný počet časových modelů a ty přiřazovat přístupovým skupinám. Terminál může mít na každý den jiný model přístupu (například jinak v Po-Pá a jinak v So a Ne)
  • Pro osoby přiřazené do jedné přístupové skupiny platí stejný rozvrh


Evidence osobních návštěv

Evidence návštěv zahrnuje jak evidenci osobních návštěv, tak evidenci průjezdů vozidel organizace, tak i cizích. Modul je součástí informačního systému AZPRO, příslušným uživatelům je tedy přístupný seznam aktuálně přítomných návštěv nebo návštěv v zadaném období. Další funkce jsou podrobněji popsané v dalším textu.

Pomocí níže popsaných funkcí lze zaznamenávat jednotlivé osobní či skupinové návštěvy, evidovat jejich ukončení a potvrzení navštívenou osobou.

  • potvrzení návštěvy – jedná se o elektronický podpis nahrazující standardní podpis na papírové propustce. Může ho provézt osoba, která je jednak zaměstnancem společnosti a současně je uživatelem IS AZPRO v jakémkoliv modulu. Jelikož ne všichni navštěvovaní splňují tyto podmínky, může potvrzení provést vrátný (recepční) současně s ukončováním návštěvy.
  • ukončení návštěvy – provede vyplnění odchodu kliknutím na klávesu

Pro povolané uživatele jsou k dispozici sestavy uskutečněných návštěv.

Zadání nové návštěvy

Jedná se o základní příkaz evidence osobních návštěv sloužící pro zavedení nové návštěvy. Karta je rozdělena do čtyř částí. V první části se zadávají informace o návštěvě, ve druhé jsou informace o navštívené osobě a místě, ve třetí části jsou informace o termínu návštěvy a ve čtvrté se zobrazuje stav potvrzení návštěvy.

Ukázka karty osobních návštěv:

Vyplnění jednotlivých částí podléhá následujícím pravidlům:

  • Údaje o návštěvě – v této části je povinné vyplnit buď rodné číslo návštěvy, nebo číslo občanského průkazu. Bez vyplnění některého z těchto údajů systém neumožní další zadávání. Dále je možnost vyplnit základní údaje o návštěvě jako jméno, příjmení a titul a také bydliště. Je doporučeno vyplnit tyto údaje při první návštěvě dané osoby. Při opakovaných návštěvách pak stačí zadat jen rodné číslo nebo číslo OP, a ostatní údaje se předplní automaticky.   
  • Navštívená osoba – navštívená firma je automaticky předplněna dle kmenové společnosti. Pokud by v areálu bylo více firem, lze údaj o navštívené firmě přepsat. Po přechodu na položku “Navštívená osoba“ se rozvine seznam zaměstnanců společnosti. Navštívenou osobu lze tedy buď vyhledat pomocí myši v nabídnutém seznamu, nebo začat psát příjmení!! zaměstnance – v tom případě se seznam pohybuje směrem k požadovanému jménu. Pokud je daný zaměstnanec v seznamu vidět, lze ho potvrdit kliknutím myši, případně stiskem klávesy “šipka dolů“ – v seznamu se zaměstnanec podbarví a poté se stiskne klávesa “Tab“ pro přechod na následující položku. Tou je důvod návštěvy, který může obsahovat libovolnou textovou poznámku či specifikaci návštěvy.
  • Termín a identifikace – datum návštěvy se předplní podle aktuálního dne, stejně jako čas začátku návštěvy, který odpovídá okamžiku vytvoření nového záznamu. Údaj o času odchodu je možné vyplnit ručně nebo použít speciální funkci ukončení návštěvy – viz níže. Celkový počet osob je možné změnit v případě skupinové návštěvy (nemusí se vypisovat návštěva pro každou osobu ze skupiny). Evidenční a čipové číslo karty slouží pro případ, kdy jsou návštěvám vydávány čipové karty. Přitom evidenční číslo karty se zadává ručně, pro zadání čipového čísla karty je nutné použít speciální čtečku.

Pozn.: zadávat čísla čipových karet má význam ve spojení s modulem “Řízení přístupů“, kterým by se návštěvě zpřístupnily určité objekty. Bez tohoto propojení není nutné číslo karty zadávat.

  • Potvrzení návštěvy – v této části se zobrazí v případě elektronického potvrzení jméno navštívené osoby a čas potvrzení. V případě potvrzení návštěvy současně s ukončením bude potvrzovací osobou sám vrátný (recepční).

V kartě návštěvy může povolené osoba, kterou je vrátný (recepční) jenž má povolenou operaci “Ukončení návštěv“, stisknutím tlačítka “Ukončení“ provést již zmiňované ukončení návštěvy, které provede vyplnění položky “odchod“.

Sestava návštěv v zadaném období

V sestavě se zobrazují návštěvy, které proběhly v zadaném období. Nezáleží přitom, zda je návštěva ukončena, potvrzena nebo ne. Zadáním parametrů lze stanovit sledované období, které je přednastaveno na aktuální den od půlnoci do současného okamžiku. Dále lze parametry vybrat návštěvy podle jména návštěvy, navštívené osoby či firmy.

V sestavě nejsou uvedeny veškeré informace o návštěvě, proto je možné se ze sestavy dostat na kartu návštěvy kliknutím na tlačítko “Detail“.

Potvrzení návštěvy

Jedná se o sestavu bez vstupních parametrů. Přihlášenému uživateli se zobrazí návštěvy určené právě jemu. Tlačítkem “Potvrzení“ může provézt elektronické potvrzení návštěvy – tím se vyplní do položek v kartě návštěvy jeho jméno a datum včetně času potvrzení.

V sestavě se zobrazují i potvrzené návštěvy až do doby, než jsou ukončené.

Přítomné návštěvy a jejich ukončení

V sestavě se zobrazují přítomné návštěvy tedy ty, které nemají vyplněn čas ukončení. Uživateli, který má povolenou operaci “Ukončení návštěv“, je přístupné tlačítko “Ukončení“, po jehož stisku se provede vyplnění času odchodu. V případě, že návštěva nebyla potvrzena, je tento uživatel na tuto skutečnost upozorněn a dotázán, zda má být návštěva ukončena a potvrzena současně. Jedná se o případy, kdy navštívenou osobou není uživatel AZPRO.


Evidence průjezdů vozidel

Pro evidenci průjezdů vozidel slouží jediná sestava, které slouží jak pro zadávání nových průjezdů tak pro přehled. Vlastní vozidla jsou v sestavě barevně zvýrazněny.

V zadání parametrů lze v případě sledování průjezdů firemního vozidla zadat jeho identifikační číslo. Dále lze stanovit hranici od kdy nás zajímají příjezdy či odjezdy.

V sestavě se zobrazují údaje:


Kód vozidla                 - identifikační číslo z modulu Autodoprava (nemusí být vyplněno)

SPZ vozidla                 - pokud se jedná o vlastní vozidlo, údaj se předplní, u ostatních vozidel je nutné zadat.

Osobní číslo řidiče      - v případě vlastního vozidla je možné zadat, nebo vybrat z nabídky, osobní číslo řidiče vozidla (nepovinný údaj).

     Pozn.: V případě vyplňování osobního čísla řidiče a zájmu organizace lze spojit průjezd daného zaměstnance s vytvořením průchodu vrátnicí typu “Služební cesta“ v modulu Docházka ze snímačů.

Jméno řidiče               - v případě vyplnění osobního čísla se předplní automaticky, jinak lze údaj vyplnit ručně.

Navštívená osoba         - obdoba návštěv osob. Lze vybrat z rozvinutého seznamu.

Čas příjezdu                - zadává se datum a čas příjezdu. Při vytvoření záznamu se údaj předplní podle aktuálního okamžiku.

     Pozn.: V případě průjezdu vozidla firmy, které není v osobním používání, ven z firmy je nutné vyplňovat tutu položku časem odjezdu ven, návrat vozidle se potom zapíše do času odjezdu.

Čas odjezdu                - datum a čas odjezdu vozidla. Tato položka se přednastaví při volbě “Oprav“ v případě, kdy dosud není vyplněná, aktuálním okamžikem.

Důvod návštěvy           - libovolný doplňující text.